Een productieve organisatie door offline bestuur

what not to do Steve Jobs

Een productieve organisatie door offline bestuur                                                          

Managers kunnen productiever worden door te leren om elektronische communicatie af te sluiten.

Zet jij jezelf wel eens offline, al is het voor een paar minuten? Kan jij je bedenken wanneer jij jouw “uitknop” voor het laatst hebt gebruikt? Was het thuis, in het weekend, op vakantie of was je op kantoor? BlackBerrys, IPhones, Androids, IPads en al hun digitale verwanten transformeerden ons leven in voor- en tegenspoed. Ze veranderden ook de aard van hoe en wanneer (en waar) werk wordt gedaan. Deze nieuwe realiteit heeft ingrijpende gevolgen voor het beheer, alhoewel studies over het onderwerp verrassend beperkt zijn. Wij weten dat managers op alle niveaus tenminste de helft van hun tijd besteden aan verzamelen, ontvangen en verspreiden van informatie. Nieuwe technologieën hebben de snelheid en de breedte van deze mededeling over grote afstanden verlengd. Maar studies die een halve eeuw en verder teruggaan (lang voor het bestaan van e-mail) hebben duidelijk gemaakt dat het beheer wordt gekenmerkt door hoge mate van verscheidenheid, beknoptheid, fragmentatie en onderbreking.

Mobiel computergebruik lijkt managers helpen om te gaan met deze afleidingen. Smartphones bijvoorbeeld, stellen hen in staat om deel te nemen aan een verscheidenheid van wensen en benutten korte momenten om kleine taken uit te voeren. Maar nieuwe technologieën kunnen ook onbedoelde negatieve en intimiderende effecten hebben; managers moeten de gevaren van een te grote afhankelijkheid van elektronische communicatie begrijpen.

Het missen van de betekenis

Managen is geen wetenschap, het is een subtiele en genuanceerde praktijk, meestal tijdens het beroep geleerd, door aandachtig te letten op gebaren en de toon van de stem. Deze “zachte informatie” is een integraal onderdeel van het beheer en wordt verzameld door praten en luisteren tijdens vergaderingen, tijdens toevallige ontmoetingen of aan de telefoon. Met alleen een tekstbericht of e-mail wordt de nuance weggehaald die afkomstig is van het zien en horen van mensen, die standpunten uitwisselen en in de richting van overeenkomsten werken. Informatietechnologie kan en moet het bereik van communicatie uitbreiden, maar kan geen substituut zijn voor interacties die vertrouwen opbouwen, visie delen en de gemeenschap versterken. Sterker nog, managers die alleen in contact zijn via hun toetsenbord, staan niet in contact met de grote wereld daarbuiten. Ze riskeren het substitueren van omvang voor diepte. Recent onderzoek toont aan dat we meer verbindingen kunnen hebben vandaag, maar minder relaties. Facebook en LinkedIn kunnen de persoonlijke interacties in het hart van effectief beheren vervangen. Managers die denken dat ze kunnen leren over hun afdeling via e-mail – lopen zelden door de zaal, laat staan in een vliegtuig gaan – kunnen zichzelf in de problemen vinden.

Nieuwe technologieën kunnen ook de hectiek en afleiding die inherent zijn aan bestuurlijk werk verergeren, waardoor managers zich soms onredelijk gedragen. Zo kan een manager een sms bericht om 10.30 uur op een zondag sturen om een vergadering op maandag om 8.30 uur aan te kondigen. Deze en andere meer en meer in het algemeen aanvaarde zaken verstoren het werkleven balans, onderbreken iemands vermogen om te focussen en eroderen cognitieve vermogens. Hoe vaker mensen zich gedwongen voelen om hun e-mail of telefoon te controleren, hoe moeilijker het is voor hen om zich te concentreren op de taak die zij uitvoeren.

Dit kan er ook toe leiden dat mensen het grote plaatje missen. Talrijke analyses van de financiële crisis van 2008 toonde dat managers overdreven gericht zijn op het snel reageren op de concurrentie, verstrikt raken in de details van een deal en niet verder kijken dan de nabije toekomst. Door managers de illusie van controle te geven, dreigt de snelle doorstroming van informatie via nieuwe technologieën hen te beroven van echte controle. Aangezien eisen opstapelen, kan managen meer hectisch en oppervlakkiger worden.

Minder geklets, meer inhoud

Het goede nieuws is, je kunt de controle herwinnen. Maar om dat te doen, moet je de omvang van het probleem weten. Dit kun je doen door een aantal stappen te doorlopen. Ten eerste, tel het aantal e-mails en sms’jes die je hebt ontvangen gedurende een bepaalde week. Ten tweede, bereken het gedeelte van die berichten waarin actie van jouw kant ondernomen moest worden. Ten derde, bereken je verzenden/ontvangen ratio (het aantal berichten dat je hebt verzonden, gedeeld door het aantal die je hebt ontvangen). Tot slot, kijk naar je oorsprong ratio (het percentage van de verzonden berichten die jij bent begonnen, in plaats van berichten die elders ontstaan waarop jij antwoordde).

In één van de lichtste werkweken van het jaar, net na Nieuwjaar, voerde één van de auteurs deze oefening uit. Hij kreeg 294 e-mails, zonder de spam mee te rekenen. Slechts 46 (ongeveer 15 procent) vereist een reactie, 107 (ongeveer een derde) werd ongelezen (omdat of de onderwerpsregel het al zei, de informatie werd verouderd of hij beschouwde het als ongewenste e-mail) en de rest waren “ter informatie”, maar kon veel tijd en aandacht op de weg nodig hebben. Hij stuurde 64 e-mails, of een voor elke 4.6 ontvangen berichten, waardoor hij een verzenden/ontvangen ratio van 0.22 had. Van de verzonden berichten, waren 33 reacties op de 294 ontvangen berichten (iets meer dan 10 procent), 13 waren ontvangen berichten en doorgestuurd naar iemand anders om te behandelen (ongeveer 5 procent) en 18 berichten waren door hem begonnen (6 procent van het totaal ontvangen).

Neem aan dat de 46 actiepunten elk gemiddeld 10 minuten behandeld moesten worden, de 18 berichten die hij begon elk gemiddeld 15 minuten duurde en hij besteedde een minuut aan elk van de 294 ingekomen berichten. Een volledige 17 uur werd verbruikt. In één van de lichtste e-mail weken van het jaar, bijna de helft van een normale 40-urige werkweek werd besteed aan het behandelen van e-mails! En als we denken aan dit in het kader van de ongeveer 247.000.000.000 verzonden e-mails per dag (vanaf 2010, volgens het marktonderzoeksbureau Radicati Group Inc.) worden de omvang en potentiële kosten van het probleem steeds duidelijker.

Met behulp van de gegevens die je verzamelt over jouw eigen e-mail gewoonten, kun je maatregelen nemen zoals het volgende om het geklets te verlagen en de stof te accentueren:

–          Verminder de volume. Hoe meer verkeer er op een netwerk is en hoe meer mensen je erbij betrekt, hoe meer berichten je terug mag verwachten. Houdt jezelf tegen met het verzenden van berichten totdat je hebt overwogen en heroverwogen of je echt iets te zeggen hebt (en wie het moet horen).

–          Segmenteer jouw e-mail. Misschien heb je meerdere e-mailadressen: één breed gestimuleerd en gecontroleerd door een assistent die is opgeleid om prioriteiten te stellen en te beantwoorden namens jouw; een ander alleen open voor diegene die in de geselecteerde e-mail categorieën zitten (zoals klanten en collega’s); en een derde voor een kleine kring van contacten, vrienden en familie. Sommige kunnen een vierde hebben, voor het gebruik van online aankopen, dat is voornamelijk om spam te genereren.

–          Gebruik e-mail hulpmiddelen. Hoewel weinig mensen ten volle profiteren van deze functies, hebben de meeste e-mailprogramma’s ingebouwde mechanismen, zoals filters en regels, voor het regelen en organiseren van de informatiestroom. Statusberichten zoals “out of office” kunnen de verwachting van anderen beheren.

–          Creëer individuele “downtime”. Het beheren van je e-mail is een ding, maar soms moet je eraan ontsnappen.  Je kunt de strategie van Dana Boyd van Microsoft uitproberen, die periodiek een e-mail sabbatical verklaart en alle elektronische communicatie stopt (zij adviseert om het voor minimaal twee weken te doen). Als dat te extreem is kun je ervoor kiezen om alleen binnen bepaalde vensters van tijd in de dag te reageren en blokkeer “offline” uren in je agenda. Gedurende deze tijden, kun je het “out of office” bericht aanzetten om mensen te laten weten dat je respons vertraging kan oplopen- voor de tien procent van de berichten die in feite een antwoord nodig heeft.

–          Maak organisatorische downtime. Nathan Zeldes, voorheen van Intel, is een gedachte leider op dit gebied, catalogiseren en het bevorderen van ideeën, zoals organisatorische “rustige tijd” e-mail quota, boodschap terugboeking en boekhoudsystemen en beperkte toegang tot e-mail servers (Loopt niet). Volkswagen AG is gestopt met routering van e-mails van haar BlackBerry servers wanneer werknemers off-shift zijn (dit geldt voor vakbondsleden in Duitsland en het senior management is vrijgesteld); andere bedrijven verklaren “geen e-mail” perioden tijdens belangrijke feestdagen; nog anderen, zoals Parijs gebaseerde IT dienstverlener Atos SA, overweegt een verbod op het interne gebruik van e-mail helemaal.

–          Maak een nieuwe start. Diegene die zich overweldigd voelen, zoals Wired columnist en Harvard Law professor Lawrence Lessig, verklaren soms een “e-mail faillissement”. Weg met die oude e-mailadressen en gebruik de nieuwe. Vanaf dan kun je beter een gewoonte ontwikkelen in het verzenden, ontvangen en beantwoorden van berichten, tijdens het verbreken van verbindingen met degenen die je liever achter laat.

–          Uitschakelen. Schakel de apparaten uit. In onze programma’s voor leiderschapsontwikkeling aan de McGill University, herinneren we uitvoerende deelnemers om een stap terug te nemen en zorgvuldig na te denken over hun ervaringen. Maar dat gaat niet vanzelf; je moet het een deel van je management routine maken.

Deze stappen vereisen om nee te zeggen tegen krachten die ervan uitgaan dat je altijd beschikbaar bent. Als CEO van een groot Canadees high-tech bedrijf ooit zei over e-mail: “Je kunt nooit ontsnappen. Je kunt nergens heengaan om te overwegen of na te denken.” Maar dat hoeft niet waar te zijn. Je hebt een keuze: Wil je technologie controleren zodat het voor jou werkt, of laat je het jouw praktijk van management ondermijnen? Het hangt allemaal af van hoeveel aandacht je bereidt bent te besteden aan jouw gewoonten: de manier waarop ze nu zijn en de manier waarop ze zouden moeten zijn. En vergeet niet er is altijd een uitknop.

Auteur:

Carlo R. de Bruin

Titan Strategy Consulting – De productiviteits verhoger!

Schrijf je nu in voor een gratis meting van bureau L&D als u een algemene directie of HR functie heeft, op www.titanstrategyconsulting.com

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *


*